Por Denis Gonçalves, CEO da NEXT SI

Muitos empresários, hoje em dia, se encontram em uma constante busca por métodos para tornar sua empresa mais competitiva e atualizada no mercado. Uma das maiores tendências, nesse sentido, é organização e análise de dados, que é realizada para melhorar a tomada de decisões com um bom gerenciamento de processos e gestão, sendo o Business Process Management (BPM) uma das ferramentas mais conhecidas para essa finalidade.

O Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio, é uma metodologia em que o objetivo principal é reunir informações a respeito de como os processos de uma organização estão sendo implantados, a fim de mostrar o encadeamento entre tudo o que é feito dentro da empresa.

Com isso, o maior benefício adquirido pelos empreendedores com a adoção do BPM é o mapeamento dos processos, que tem como função clarear a forma como as atividades estão sendo distribuídas em cada departamento do empreendimento e identificar gargalos, retirando-os, para que seja possível entregar mais valor ao cliente.

Além disso, a adoção do BPM possibilita a automação dos processos, melhorando a forma como o trabalho flui; delegação mais clara de tarefas, com uma melhor esquematização e mapeamento da equipe, de forma a transmitir mais facilidade na compreensão das atividades; uma maior produtividade, visto que as funções estão melhor divididas; controle sobre os processos que estão sendo realizados, permitindo a identificação de erros ou impactos negativos no desempenho da empresa; e redução de custos, já que o maior número de informações faz com o que os gestores identifiquem quais investimentos não estão tendo bons resultados e podem ser substituídos.

Dessa forma, a gestão de um negócio com o apoio do Business Process ganha vantagens competitivas que outros negócios podem não ter e alcançar o sucesso, a partir desse método, se torna uma realidade. Assim, há cinco dicas essenciais para a gestão de empresas aproveitarem os benefícios do BPM:

01- Planejamento e alinhamento estratégico

Com o Business Process, o negócio consegue identificar, de forma ampla, todos os processos da organização, assim como documentar as atividades e entender como elas influenciam os serviços prestados. Isso é feito por meio de um levantamento sobre a cadeia operacional, identificação de processos primários – relacionados à rotina de gestão e atividades de apoio -, levantamento de dados sobre indicadores de performance e preparação de times para a análise dos processos. Diante disso, o apoio do BPM entrega aos gestores a capacidade de um melhor planejamento e alinhamento estratégico, auxiliando na tomada de decisões.

02- Análise de processos

Ainda com o auxílio do Business Process, as empresas garantem uma melhor análise dos processos que acontecem diariamente, avaliando-os de forma a estruturar melhor o ambiente corporativo. Com isso, o gestor tem acesso a uma análise completa sobre as atividades rotineiras e como elas impactam os resultados do negócio.

03- Desenho e implantação dos processos

A partir da análise de processos, é possível, ainda, identificar gargalos e outros pontos de influência que impactam o negócio de maneira negativa, o que permite que os gestores consigam desenhar melhor a cadeia operacional da empresa, otimizando-a. Feito isso, essas mudanças podem ser implantadas no dia a dia da organização de forma efetiva, com o auxílio de ferramentar de TI ou de novas políticas operacionais.

04- Monitoramento

Além dos fatores apontados acima, a gestão de um negócio tende a adquirir mais chances de sucesso quando consegue monitorar seus processos, o que é possível com o apoio do Business Process. Diante disso, a empresa identifica se os seus processos estão ou não alinhados com os seus objetivos, metas, visão e, até mesmo, necessidades. Quando as atividades de uma companhia são monitoradas, torna-se mais fácil identificar erros que afetam significativamente o desempenho do negócio.

05- Refinamento dos processos

Por fim, é importante ressaltar que o BPM possibilita que a empresa se reestruture com base em um processo de melhoria contínua, ou seja, os resultados obtidos são avaliados e a companhia pode traçar novas metas, a partir da performance já alcançada. Isso permite que o processo de melhorias se torne um ciclo dentro da organização.

Assim, é essencial que os gestores tenham conhecimento sobre os benefícios do apoio do Business Process Management e saibam aproveitar cada vantagem para melhorar as atividades do negócio e alcançar o sucesso de forma mais rápida, porém efetiva.

Denis Gonçalves é CEO e Fundador da Next SI – companhia especialista em suporte a gestão empresarial e desenvolvimento de tecnologia. Com 20 anos de mercado, a Next SI é provedora de soluções que auxiliam no controle, redução de custos, aumento da colaboração, competitividade e produtividade das empresas.