Quando falamos em gestão empresarial vários tipos de metodologia, ferramentas e termos são aplicados e desta forma muitas vezes você já tem conhecimento e aplica alguma prática, mas sequer conhece seu nome e real significado.
A metodologia 5W2H reduz as incertezas e aumenta a produtividade do seu negócio e pode ser aplicada tanto em atividades rotineiras quanto em projetos mais robustos.

O que é 5W2H e como aplicar?

O método consiste em um checklist administrativo, que define 7 diretrizes para solução de dúvidas e informações dentro de qualquer processo dentro de uma organização.
Os termos em inglês What; Why; Where; When e Who compõe os “5W”, enquanto How e How Much formam os “2H”. Confira como aplicar no seu planejamento:

What – O que?
Consiste na sua meta, objetivo a ser alcançado. É a descrição do que será feito.
Why – Por quê?
É a justificativa do que será realizado no seu plano de ação, ou seja, por que será feito desta forma e quais os benefícios da implementação.
Where? – Onde?
Define onde deverá acontecer, local, departamento.
When?- Quando?
Indica o espaço de tempo em que a meta será realizada.
Who? – Quem?
É a definição de quem será responsável pela atividade.
How? – Como?
Delimita quais processos serão usados, ou seja, como a ação será desenvolvida para alcançar o objetivo final.
How Much? – Quanto custa?
Planeja quanto será gasto para concluir o plano de ação.

É importante que a metodologia se encaixe na cultura da sua empresa, isso inclui os objetivos, metas, missão, visão e valores. É essencial um objetivo final para a execução da metodologia, sua aplicação é comumente utilizada para gestão de custos, gestão de operações, planejamento estratégico.

Plano de ação
Qualquer organização precisa definir estratégias, objetivos e ter metas claras a serem cumpridas. O plano de ação auxilia equipes a identificarem atividades e projetos que podem contribuir para a empresa, por isso precisa ser dinâmico, competitivo e atual, mantendo a comunicação clara e ágil.
Para construir um plano de ação é necessário definir onde você deseja chegar, listar o que precisa ser feito, visualizar o trabalho em uma ferramenta digital, gerenciar os riscos, corrigir erros de percurso e mensurar os resultados.
Todos os colaboradores que participam dos seus projetos em longo prazo precisam estar conectados com os propósitos do seu negócio e este é um desafio para os gestores.
A metodologia 5W2H atrelada às ferramentas ideias para o seu negócio auxilia no processo de integração da equipe com os projetos que devem ser desenvolvidos.

Aumento de produtividade

O método 5W2H concentra informações de maneira prática, o que leva o gestor a encontrar as informações e revisar as estratégias que apresentaram falhas.
O gerenciamento de tarefas acaba sendo muito mais fácil, pois todas as áreas e departamentos estarão focados no objetivo final. Isso faz com que o gestor tenha uma visão ampla do seu negócio e projetos.
Este método está integrado na suíte NEXT BP, que tem como principal objetivo automatizar, direcionar e acompanhar os processos e tarefas de empresas, pondo fim à burocracia empresarial do dia a dia. A execução e gestão das tarefas da equipe ficam também integradas no sistema.
Em uma única plataforma é possível encontrar gestão de processos, de documentos e gestão comercial por meio de CRM. A suíte NEXT BP é completa, armazena e organiza dados e garante mais agilidade para as tarefas do dia a dia.
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